為什麼要一個小組，而不是一個人
單靠一個人推行，有兩種典型失敗。交給 IT 主任，計劃容易變成買工具、裝系統，教學層面無人跟進；交給一位課程主任，又可能卡在技術支援與資料私隱這些非其專長的環節。計劃的五項承諾本來就橫跨幾個範疇，理應由幾個角色分擔。
小組的價值不只在分工，也在互相補位。教學的人提出需求，IT 的人評估可行，負責私隱的人把關資料。決定因此不會偏向任何單一視角，這對一個要向教育局交代三年的計劃尤其重要。
小組成員與各自負責
統籌主任（總負責）
由副校長或一位有威望的主任擔任，總攬計劃進度、對接教育局、把 AI 目標接上學校發展計劃。他不必是技術最強的人，但要能協調各科組、推動決定，並為報告的整體質素負責。
科組代表
三個推行科目各出一名代表，通常是科主任或熱心的任教教師。他們負責在本科落實 AI 輔助教學、產出教學示範例子、籌備公開課，是承諾能否兌現的實際交付者。
資訊科技統籌
負責工具的技術評估、帳戶與權限管理、與供應商的技術對接，以及在教師遇到操作問題時提供支援。試用階段的後台使用數據，也由他整理。
資料私隱聯絡人
負責就《個人資料（私隱）條例》把關：審視工具怎樣處理學生資料、家長知情同意的安排、以及記錄的保存。這個角色常被略過，卻是最容易在報告與家長溝通中出事的一環。
運作節奏：每月一次
小組宜每月開一次短會，議程固定三項：對照周年計劃檢視進度、處理當月的問題（工具、培訓、私隱）、以及落實下月各人的任務。會議紀錄要簡短但齊全，因為它本身就是報告的原始材料。
在公開課、分享會、報告死線之前，可加開籌備會。平時每月一次維持節奏，忙時按需加密，比起「有事才召集」更能讓計劃穩定前行。
小組如何為報告保存證據
計劃要求另設帳目、保留記錄至少七年，這件事必須由小組從第一天做起，而不是報告前才補。建議設一個共用檔案夾，按承諾項目分類，隨推行隨歸檔：教案、課堂相片、出席記錄、學生作品、教師回饋、開支單據。
由專人（通常是統籌主任或其助理）每月更新歸檔清單，對照五項承諾看看哪一格還是空的。到 2027 年 9 月中期報告與 2028 年 9 月總結報告時，撰寫者面對的是一個已整理好的檔案庫，而不是散落各處的零碎材料。